Managementul și gestionarea documentelor din instituțiile publice

Tematică

• Managementul documentelor în administrația publică.
• Norme, metode și practici de elaborare a documentelor în administrația publică.
• Proceduri de lucru specifice și circuitul documentelor în instituțiile publice.
• Clasificarea, arhivarea și securitatea documentelor.
• Gestionarea documentelor. Sistemul electronic de gestionare a documentelor.
• Bune practici și metode recomandate în ceea ce privește managementul documentelor.
• Gestionarea documentelor și strategia de comunicare a unei organizații publice.
• Proceduri de lucru, obligații legale şi regimul sancțiunilor.
• Elemente de bază a activității de arhivare: redactarea nomenclatorului arhivistic; gestionarea fondului documentar; prelucrarea documentelor; utilizarea informațiilor din documente; conservarea arhivei în depozit; aplicarea normelor de sănătate şi securitate în muncă şi de prevenire a incendiilor; aplicarea normelor de protecție a mediului.
• Specificitatea arhivării şi gestiunii documentelor în instituțiile publice.
• Crearea şi clasificarea documentelor, procedurile de lucru şi circuitul documentelor pentru fiecare organizaţie în parte, aplicaţii practice.
• Entitățile care au obligații speciale și modul de păstrare și arhivare a documentelor; obligaţia legală începând cu anul 2016, privind documentele care pot fi arhivate atât pe suport hârtie, cât și pe suport electronic; păstrarea, arhivarea şi casarea documentelor pe hârtie.

• Particularităţi şi obligaţii ale operatorilor economici autorizați în prestarea de servicii arhivistice.

• Obligaţii în relaţia cu Fiscul privind documentele și datele arhivate în format electronic.
• Termene de păstrare a documentelor; obligaţiile legale şi răspunderea juridică privind gestionarea documentelor pe suport de hârtie.
• Regimul juridic aplicabil documentelor arhivate electronic, al creării unei arhive electronice (Document management system – DMS).
• Regimul juridic al arhivării şi păstrării registrelor şi a documentelor financiar-contabile etc. Spaţiile unde pot fi păstrate actele financiar-contabile.
• Pregătirea documentelor pentru arhivare electronică, gestiunea lor; obligaţii prevăzute de art.109, din Codul de procedură fiscală.
• Circuitul și furnizarea documentelor în format electronic pentru arhivarea electronică; crearea arhivei electronice, tehnicile şi etapele arhivării electronice, întocmirea/ modificarea nomenclatorului arhivistic; obligaţiile furnizorului de servicii de arhivare electronică.
• Consultarea arhivei electronice – selectarea dreptului de acces, eliberarea copiilor, certificatelor şi extraselor; eficienţa utilizării arhivării electronice.
• Sistemul de căutări şi raportări al DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM – DMS; obligaţiile legale şi răspunderea privind gestionarea informatică a documentelor; avantaje şi argumente pentru utilizarea DMS; fluxuri de documente.
• Implementarea normelor GDPR şi activitatea de arhivare.
• Soluții şi recomandări practice privind recuperarea şi salvarea arhivei în caz de necesitate.
• Securitatea datelor ca parte a sistemului de management al securităţii, semnătura digitală.
• Sancțiuni, răspunderi şi obligaţii legale ale compartimentelor de specialitate, precum şi în nume personal; amenzile prevăzute de legiuitor.
• Gestionarea documentelor şi managementul modern al organizaţiei: răspundere, control şi evaluare managerială.
• Baza juridică a materiei: Ordinul Ministerului Finanțelor Publice nr. 2634/2015, valabil şi în 2020; Gestiunea și protecția bazelor de date conform noului GDPR aplicabil începând cu 2018, cu toate modificarile la zi; Legea nr. 16/1996 republicată în 2014 privind activitatea de arhivă; Legea nr. 31/1990 despre arhivarea documentelor justificative şi contabile, completată şi modificată; Norme privind arhivarea și păstrarea registrelor aprobate prin OMFP nr. 2634/2015, valabile în 2020.